Personel Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler (2026 Güncel Rehber) | İş Hukuku, SGK ve KVKK Uyum Listesi
7 Temmuz 2026
Bordro Düzenleme Rehberi (2026 Güncel) | İşverenler İçin Maaş Bordrosu, SGK, Vergi ve İş Hukuku Rehberi
7 Temmuz 2026
Personel Dosyası Kaç Yıl Saklanmalıdır? (2026 Güncel) | İş Hukuku ve KVKK
Personel dosyası kaç yıl saklanmalıdır? İşçi özlük dosyası, SGK kayıtları, sağlık dosyaları, bordrolar, yıllık izin belgeleri ve KVKK kapsamında 2026 güncel saklama süreleri hakkında kapsamlı rehber.
Personel dosyası, işverenin çalışanla ilgili işe giriş, çalışma süreci ve işten ayrılış belgelerini sakladığı temel İş Hukuku dosyasıdır. Ancak uygulamada en çok karıştırılan konulardan biri şudur: Personel dosyası kaç yıl saklanmalıdır?
Bu sorunun tek ve herkes için geçerli bir cevabı yoktur. Çünkü personel dosyasında yer alan belgeler farklı mevzuatlara tabidir. İş sözleşmesi, SGK işe giriş bildirgesi, bordrolar, yıllık izin kayıtları, sağlık raporları, KVKK aydınlatma metinleri, disiplin belgeleri ve fesih evrakları farklı hukuki riskler doğurur.
4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için işçi özlük dosyası düzenlemek ve bu dosyada kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken belge ve kayıtları saklamak zorundadır. Aynı maddede işverenin, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun şekilde kullanması gerektiği de düzenlenmiştir.
2026 yılı itibarıyla pratik ve güvenli uygulama şudur: Personel özlük dosyasının ana belgeleri en az 10 yıl saklanmalı; iş sağlığı ve güvenliği kapsamındaki kişisel sağlık dosyaları ise işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır. Bunun yanında KVKK gereği, saklama amacı sona eren kişisel veriler süresiz şekilde tutulmamalı; silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
Ankara, İstanbul, İzmir, Bursa ve Mersin’de faaliyet gösteren şirketlerin personel dosyası saklama sürelerini yalnızca insan kaynakları alışkanlıklarına göre değil, İş Hukuku, SGK, vergi mevzuatı, İSG ve KVKK hükümlerine göre belirlemesi gerekir. FFK PARTNER HUKUK VE DANIŞMANLIK, şirketlere personel dosyası, KVKK uyumu, İş Avukatı, Ticaret Avukatı, Hukuki Danışmanlık, Kurumsal Yönetim ve Şirket Yükümlülükleri alanlarında profesyonel destek sunmaktadır.
Personel Dosyası İçin Tek Bir Saklama Süresi Var mı?
Hayır.
Personel dosyasındaki her belge aynı süreyle saklanmaz. Çünkü dosyada;
- İş Kanunu belgeleri,
- SGK kayıtları,
- Vergi ve bordro belgeleri,
- İş sağlığı ve güvenliği kayıtları,
- Sağlık dosyaları,
- KVKK belgeleri,
- Fesih ve tazminat belgeleri,
birlikte yer alır.
Bu nedenle doğru yaklaşım, belge türüne göre saklama süresi belirlemek ve şirket içinde yazılı bir saklama-imha politikası oluşturmaktır.
İş Kanunu Açısından Personel Dosyası Saklama Süresi
4857 sayılı İş Kanunu madde 75, işverenin her işçi için özlük dosyası düzenlemesini zorunlu kılar. Ancak bu maddede personel dosyasının kaç yıl saklanacağı açıkça tek bir süre olarak belirtilmemiştir.
Bu nedenle İş Kanunu açısından saklama süresi belirlenirken;
- İşçilik alacakları zamanaşımı,
- Fesih uyuşmazlıkları,
- Yıllık izin alacakları,
- Kıdem ve ihbar tazminatı,
- Fazla mesai iddiaları,
- İşe iade süreci,
- İş müfettişi denetimleri,
birlikte dikkate alınmalıdır.
Pratikte işverenlerin personel dosyasını işçinin işten ayrıldığı tarihten itibaren en az 10 yıl saklaması önerilir. Çünkü SGK ve denetim riskleri nedeniyle 5 yıllık süre çoğu zaman yeterli olmayabilir.
SGK Açısından Personel Dosyası Kaç Yıl Saklanmalıdır?
SGK bakımından işyeri defter, kayıt ve belgeleri için daha net bir süre vardır. Sosyal Güvenlik Kurumu açıklamalarına göre işverenler; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl süreyle saklamak zorundadır. Kamu idareleri için bu süre 30 yıl olarak uygulanır.
Bu nedenle personel dosyasında bulunan;
- SGK işe giriş bildirgesi,
- SGK işten ayrılış bildirgesi,
- Bordro ve ücret kayıtları,
- Prim bildirimlerine ilişkin belgeler,
- Eksik gün belgeleri,
- İş kazası bildirimi,
- Sosyal güvenlik denetimine konu kayıtlar,
en az 10 yıl saklanmalıdır.
Vergi Mevzuatı Açısından Saklama Süresi
Vergi Usul Kanunu bakımından defter ve belgelerin saklama süresi kural olarak ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıldır. Gelir İdaresi Başkanlığı da defter ve belgelerin 5 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerektiğini açıklamaktadır.
Bu kapsamda;
- Bordro kayıtları,
- Ücret ödeme belgeleri,
- Vergi kesintilerine ilişkin belgeler,
- Muhasebe kayıtlarına dayanak personel belgeleri,
vergi mevzuatı bakımından en az 5 yıl saklanmalıdır.
Ancak personel dosyası yalnızca vergi belgesi olmadığı için, şirketlerin bordro ve ücret belgelerini pratikte SGK ve iş uyuşmazlığı riskleri nedeniyle 10 yıl saklaması daha güvenli bir yaklaşımdır.
İş Sağlığı ve Güvenliği Belgeleri Kaç Yıl Saklanır?
İş sağlığı ve güvenliği belgeleri personel dosyasında özel önem taşır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı açıklamalarına göre işveren, işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle çalışanların kişisel sağlık dosyalarını saklamakla yükümlüdür.
Bu nedenle;
- İşe giriş sağlık raporu,
- Periyodik muayene kayıtları,
- İşe uygunluk raporları,
- Meslek hastalığı şüphesi kayıtları,
- İş kazası sağlık belgeleri,
- Riskli işlerde sağlık gözetimi belgeleri,
işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır.
Sağlık verileri aynı zamanda KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olduğundan, bu belgeler herkesin erişebileceği şekilde değil; sınırlı yetki, gizlilik ve yüksek güvenlik tedbirleriyle saklanmalıdır.
KVKK Açısından Personel Dosyası Ne Kadar Saklanabilir?
KVKK açısından temel kural şudur: Kişisel veriler süresiz şekilde saklanamaz.
Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında, veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. KVKK’nın silme, yok etme veya anonim hâle getirme yönetmeliğine göre periyodik imha aralığı veri sorumlusu tarafından belirlenir; ancak bu süre her hâlde 6 ayı geçemez. Saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğü olmayan veri sorumluları ise yükümlülüğün doğduğu tarihi takip eden 3 ay içinde imha işlemini yerine getirmelidir.
Bu nedenle şirketler;
- Personel dosyası saklama süresi tablosu hazırlamalı,
- Hangi belgenin hangi hukuki sebeple saklandığını belirlemeli,
- Saklama süresi dolan belgeleri imha etmeli,
- İmha işlemlerini kayıt altına almalı,
- Gereksiz çalışan verilerini dosyada tutmamalıdır.
Hangi Belgeler En Az 10 Yıl Saklanmalıdır?
Uygulamada aşağıdaki belgelerin en az 10 yıl saklanması önerilir:
- İş sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- Bordrolar
- Ücret ödeme kayıtları
- Fazla mesai onayları
- Puantaj kayıtları
- Yıllık izin belgeleri
- Fesih bildirimi
- İstifa dilekçesi
- İbraname
- Zimmet teslim ve iade belgeleri
- Disiplin belgeleri
- Savunma yazıları
- Arabuluculuk ve dava belgeleri
Bu belgeler işçilik alacakları, SGK denetimleri, iş müfettişi incelemeleri ve tazminat uyuşmazlıklarında işveren açısından önemli delil niteliğindedir.
Hangi Belgeler En Az 15 Yıl Saklanmalıdır?
Aşağıdaki belgeler iş sağlığı ve güvenliği kapsamında daha uzun saklama süresine tabidir:
- Kişisel sağlık dosyası
- İşe giriş sağlık raporu
- Periyodik sağlık muayenesi kayıtları
- İş kazası sağlık belgeleri
- Meslek hastalığına ilişkin belgeler
- Riskli işlerde sağlık gözetimi kayıtları
- İşe uygunluk değerlendirmeleri
Bu belgeler işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır.
Personel Dosyası İşten Ayrıldıktan Sonra Saklanmalı mı?
Evet.
Personel dosyası, iş sözleşmesi sona erdikten sonra da saklanmalıdır. Çünkü işçilik alacakları, kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, yıllık izin, fazla mesai, işe iade, SGK ve iş kazası uyuşmazlıkları işten ayrılıştan sonra gündeme gelebilir.
Bu nedenle işverenin işten ayrılan çalışana ait dosyayı hemen imha etmesi doğru değildir. Ancak saklama süresi dolduktan sonra KVKK’ya uygun şekilde imha süreci işletilmelidir.
Dijital Personel Dosyası Kaç Yıl Saklanır?
Dijital personel dosyası da fiziki dosya ile aynı hukuki saklama sürelerine tabidir. Dosyanın dijital ortamda tutulması, saklama süresini kısaltmaz.
Dijital dosyada dikkat edilmesi gerekenler:
- Yetki bazlı erişim sistemi kurulmalıdır.
- Veriler şifreli saklanmalıdır.
- Log kayıtları tutulmalıdır.
- Gereksiz erişimler engellenmelidir.
- Yedekleme yapılmalıdır.
- Saklama süresi dolan belgeler sistemden kalıcı şekilde imha edilmelidir.
- İmha işlemi kayıt altına alınmalıdır.
Özellikle sağlık raporları, adli sicil bilgileri, engellilik kayıtları ve biyometrik veriler gibi özel nitelikli veriler dijital ortamda saklanıyorsa daha yüksek güvenlik tedbirleri uygulanmalıdır.
Personel Dosyasını Süresiz Saklamak Hukuka Uygun mu?
Hayır.
İşverenin “ileride lazım olur” düşüncesiyle tüm çalışan verilerini süresiz saklaması KVKK bakımından risklidir. Saklama süresi;
- Kanuni yükümlülük,
- Sözleşmesel gereklilik,
- Dava ve denetim riski,
- Meşru menfaat,
- İlgili mevzuat süresi,
ile sınırlı olmalıdır.
Saklama amacı sona eren veriler, şirketin saklama ve imha politikasına uygun şekilde silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
Personel Dosyasını Erken İmha Etmenin Riskleri
Personel dosyasının süresinden önce imha edilmesi işveren açısından ciddi risk doğurur.
Başlıca riskler:
- İşçilik alacağı davasında belge sunamama
- Fazla mesai iddiasını çürütememe
- Yıllık izin kullanımını ispat edememe
- Ücret ödemesini kanıtlayamama
- SGK denetiminde belge ibraz edememe
- İş kazası ve meslek hastalığı dosyasında savunma zayıflığı
- KVKK ve İSG yükümlülüklerinde eksiklik
- İdari para cezası riski
Bu nedenle personel dosyası ne çok erken imha edilmeli ne de süresiz saklanmalıdır.
Personel Dosyasını Saklamamanın Cezası Var mı?
Evet. 2026 yılı için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından yayımlanan idari para cezaları listesinde, işçi özlük dosyasını düzenlememek 26.620 TL idari para cezası riskiyle gösterilmektedir.
Ayrıca personel dosyasında bulunması gereken SGK, İSG, bordro ve KVKK belgelerinin eksikliği, farklı mevzuatlar kapsamında ayrıca yaptırım doğurabilir.
Şirketler İçin Pratik Saklama Süresi Tablosu
Genel uygulamada şirketler şu tabloyu esas alabilir:
- İş sözleşmesi: En az 10 yıl
- SGK işe giriş bildirgesi: En az 10 yıl
- SGK işten ayrılış bildirgesi: En az 10 yıl
- Bordrolar: En az 10 yıl önerilir
- Vergisel belgeler: En az 5 yıl
- Yıllık izin kayıtları: En az 10 yıl önerilir
- Fazla mesai belgeleri: En az 10 yıl önerilir
- Fesih ve istifa belgeleri: En az 10 yıl önerilir
- Disiplin belgeleri: En az 10 yıl önerilir
- Sağlık dosyası: İşten ayrılıştan itibaren en az 15 yıl
- İş kazası belgeleri: En az 15 yıl önerilir
- KVKK aydınlatma metinleri: Veri işleme süreci ve ispat ihtiyacı boyunca
- Açık rıza metinleri: Rıza ve veri işleme süreci devam ettiği sürece, sonrasında mevzuata uygun süreyle
2026 Güncel Değerlendirme
2026 yılı itibarıyla personel dosyası saklama süresi belirlenirken tek bir süreye bağlı kalmak doğru değildir. İş Kanunu madde 75 işverenin özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünü korurken, SGK işyeri defter, kayıt ve belgeleri için 10 yıllık saklama süresi öngörmektedir.
Vergi belgeleri bakımından 5 yıllık muhafaza süresi dikkate alınmalı; iş sağlığı ve güvenliği kapsamındaki kişisel sağlık dosyaları ise işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır.
KVKK bakımından ise temel ilke, kişisel verilerin yalnızca gerekli süre boyunca saklanmasıdır. Saklama amacı sona erdiğinde veriler silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. Bu nedenle şirketler, personel dosyası için yazılı saklama-imha politikası hazırlamalı ve her belge için ayrı saklama süresi belirlemelidir.
Resmî Kurumlara Dış Bağlantı Önerileri
- Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
- Sosyal Güvenlik Kurumu
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- Gelir İdaresi Başkanlığı
- Mevzuat Bilgi Sistemi
- Resmî Gazete
- UYAP
- VERBİS
Personel dosyası kaç yıl saklanmalıdır?
Genel uygulamada personel dosyasının ana belgeleri en az 10 yıl saklanmalıdır. Sağlık dosyaları ise işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır.
İş Kanunu personel dosyası için açık bir saklama süresi belirliyor mu?
İş Kanunu madde 75 işverenin özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünü düzenler; ancak tek bir genel saklama süresi belirtmez.
SGK belgeleri kaç yıl saklanır?
SGK’ya göre işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl süreyle saklanmalıdır.
Sağlık dosyası kaç yıl saklanmalıdır?
Çalışanın kişisel sağlık dosyası işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl saklanmalıdır.
Bordrolar kaç yıl saklanmalıdır?
Vergi mevzuatı bakımından 5 yıl dikkate alınsa da SGK ve iş uyuşmazlığı riskleri nedeniyle bordroların en az 10 yıl saklanması daha güvenli bir uygulamadır.
Personel dosyası dijital ortamda saklanabilir mi?
Evet. Ancak dijital personel dosyasında erişim yetkisi, şifreleme, log kaydı, yedekleme ve KVKK’ya uygun imha süreci uygulanmalıdır.
Personel dosyası süresiz saklanabilir mi?
Hayır. KVKK gereği kişisel veriler yalnızca gerekli süre boyunca saklanmalı; saklama amacı sona erdiğinde silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
Personel dosyası saklama süresi belirlenirken neden İş Avukatı desteği alınmalıdır?
Çünkü personel dosyası İş Kanunu, SGK, vergi mevzuatı, İSG ve KVKK hükümlerini birlikte ilgilendirir. Hatalı saklama veya erken imha, şirket açısından ciddi Hukuki Risk doğurabilir.
Uzman Hukuki Destek
Personel dosyası saklama süreleri, işçi özlük dosyası düzeni, KVKK saklama-imha politikası, SGK ve İSG belge yönetimi, İş Hukuku, İş Avukatı, Ticaret Avukatı, Hukuki Danışmanlık, Kurumsal Yönetim, Şirket Yükümlülükleri ve Hukuki Risk yönetimi konularında FFK PARTNER HUKUK VE DANIŞMANLIK olarak profesyonel hukuki destek sunmaktayız.
Hemen Ara:
0312 434 22 22
WhatsApp:
0532 769 22 22
E-posta:
ffk@ffkpartnerhukuk.com.tr
Uyarı
“Bu makale genel bilgilendirme amaçlı olup, herhangi bir hak kaybına uğramamak adına kendi özel durumunuz için avukatınıza danışmanızı tavsiye ederiz.”
